Auf jeder Firmenfeier wird fotografiert. Auf den wenigsten ist vorher geklärt, was mit den Bildern passieren darf. Das fällt meist erst auf, wenn jemand ein Gruppenfoto auf LinkedIn posten will – und sich fragt, ob das eigentlich in Ordnung ist.
Dieser Leitfaden ist aus Sicht der Person geschrieben, die das Event organisiert: was du vorher regelst, was am Abend selbst zählt und was danach mit den Bildern passiert.
Kurz vorweg: Das hier ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei Veröffentlichungen mit Reichweite, bei Kampagnen oder im Zweifel gehört der Fall zu eurem Datenschutzbeauftragten oder einer Fachanwältin.
Die kurze Antwort
Fotos, auf denen Mitarbeitende erkennbar sind, sind personenbezogene Daten. Du brauchst dafür eine Rechtsgrundlage. Für rein interne Zwecke – Intranet, Rückblick im Teammeeting – stützen sich Unternehmen in der Regel auf ihr berechtigtes Interesse. Sobald die Bilder nach außen gehen, auf Website, Social Media oder in Recruiting-Material, brauchst du normalerweise eine Einwilligung der abgebildeten Personen. Und in beiden Fällen musst du vorher transparent darüber informieren, dass fotografiert wird.
Einwilligung oder berechtigtes Interesse?
Beides sind mögliche Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO, und die Wahl hat praktische Folgen.
| Berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. f | Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a | |
|---|---|---|
| Typisch für | Interne Nutzung: Intranet, interner Newsletter, Rückblick | Externe Veröffentlichung: Website, Social Media, Anzeigen |
| Aufwand | Gering – Information genügt, kein Einsammeln | Hoch – pro Person, dokumentiert |
| Widerruf | Widerspruchsrecht der Betroffenen | Jederzeit widerrufbar, ohne Begründung |
| Der Haken | Erfordert eine Abwägung, die ihr im Zweifel begründen müsst | Im Arbeitsverhältnis muss Freiwilligkeit besonders sorgfältig sichergestellt sein |
Der zweite Haken ist der, den Organisator:innen unterschätzen. Zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten besteht ein Abhängigkeitsverhältnis, deshalb stellt § 26 BDSG besondere Anforderungen an die Freiwilligkeit einer Einwilligung. Praktisch heißt das: Niemand darf einen Nachteil haben, wenn er Nein sagt, und das Nein muss ohne Erklärung möglich sein. Ein Formular, das beim Einlass herumgereicht wird, während alle zuschauen, erfüllt das eher nicht.
Der Unterschied, der alles entscheidet: intern oder extern
Die entscheidende Frage ist nicht „darf ich fotografieren", sondern „wo landet das Bild". Teilnehmende einer internen Weihnachtsfeier rechnen damit, dass Fotos im Unternehmen kursieren. Sie rechnen normalerweise nicht damit, auf dem Instagram-Account der Firma zu landen.
Genau diese Erwartung ist der Maßstab. Je weiter ein Bild von dem entfernt ist, was die abgebildete Person vernünftigerweise erwarten konnte, desto eher brauchst du eine ausdrückliche Einwilligung – und desto sorgfältiger solltest du dokumentieren, dass du sie hast.
Was du vorher regelst
- Hinweis in die Einladung. Ein Satz genügt, aber er muss vor dem Event da sein: dass fotografiert wird, wer fotografiert, wofür die Bilder genutzt werden und an wen man sich wendet, wenn man nicht abgebildet werden möchte.
- Aushang vor Ort. Gut sichtbar am Eingang, in derselben Sprache wie die Einladung. Wer erst am Abend davon erfährt, hat immerhin noch die Wahl.
- Zweck festlegen – und zwar eng. „Für interne Kommunikation" ist ein Zweck. „Für Marketingzwecke" ist ein Freibrief und deshalb angreifbar.
- Opt-out sichtbar machen. Farbige Bändchen, ein Aufkleber am Namensschild, ein festgelegter Tisch außerhalb des Fotobereichs: Hauptsache, die Fotograf:innen erkennen es ohne Rückfrage, und niemand muss sich vor der Gruppe erklären.
- Fotograf:in einweisen. Bei Porträts und kleinen Gruppen kurz fragen. Das kostet fünf Sekunden und löst den Großteil aller späteren Diskussionen.
Formulierung für die Einladung
„Auf unserer Weihnachtsfeier fotografiert [Name / Agentur] für unsere interne Kommunikation. Die Bilder erscheinen im Intranet und im Jahresrückblick; eine Veröffentlichung außerhalb des Unternehmens erfolgt nur mit eurer ausdrücklichen Zustimmung. Wenn du nicht fotografiert werden möchtest, melde dich formlos bei [Kontakt] oder nimm am Abend ein [Bändchen/Sticker] am Empfang – das genügt, eine Begründung brauchen wir nicht."
Passt das an eure Realität an. Wenn ihr die Bilder doch extern nutzen wollt, schreibt das hin und holt die Einwilligung separat ein – nicht nachträglich umdeuten.
Was am Abend selbst zählt
Zwei Dinge, die in der Praxis die meisten Probleme verhindern:
- Keine Bilder von Betrunkenen. Rechtlich ist das eine Frage des Persönlichkeitsrechts, praktisch ist es einfach: Bilder, die jemanden bloßstellen, veröffentlicht ihr nicht – egal, welche Einwilligung vorliegt. Am besten sortiert ihr sie direkt aus.
- Kinder nur mit Zustimmung der Eltern. Bei Familienfeiern oder Sommerfesten mit Kindern gelten strengere Maßstäbe, und die Einwilligung holt ihr bei den Erziehungsberechtigten ein.
Was danach mit den Bildern passiert
Der Teil, der am häufigsten vergessen wird – und der bei einer Prüfung als Erstes auffällt.
- Speicherort. Nicht in einem privaten Cloud-Ordner, nicht in einer WhatsApp-Gruppe. In ein System, auf das eure IT Zugriff hat und für das ihr eine Auftragsverarbeitung geregelt habt.
- Zugriff. Wer darf die Bilder sehen? Bei internen Feiern reicht in aller Regel die Belegschaft, nicht das offene Internet.
- Löschfrist. Leg eine fest. „Wir behalten sie, solange sie relevant sind" ist keine Frist. Ein Jahr nach der Veranstaltung ist ein üblicher, gut begründbarer Wert.
- Widerruf umsetzbar halten. Wenn jemand später möchte, dass ein Bild verschwindet, musst du es finden können. Das geht nur mit einer geordneten Ablage.
Checkliste
- Fotohinweis steht in der Einladung, mindestens vier Wochen vorher
- Aushang am Eingang, gut sichtbar
- Zweck ist eng formuliert und schriftlich festgehalten
- Opt-out ist ohne Erklärung möglich und für Fotograf:innen erkennbar
- Für externe Veröffentlichung liegen Einwilligungen dokumentiert vor
- Speicherort ist geklärt, Zugriff ist begrenzt
- Löschfrist ist gesetzt
- Bei Unsicherheit: Datenschutzbeauftragte:r hat vorher draufgeschaut
📸 Fotos, bei denen die Einwilligung im Ablauf steckt
Bei FotoBingo fotografieren nicht wir, sondern eure Gäste – freiwillig, weil das Fotografieren das Spiel ist. Wer nicht mitmachen will, macht nicht mit; wer ein Bild hochlädt, entscheidet sich in dem Moment aktiv dafür. Die Bilder landen an einem Ort statt auf hundert Handys, und ihr bekommt sie geordnet zurück.
Firmenevent anfragen →Häufige Fragen
Reicht ein Hinweis auf der Einladung als Einwilligung?
Nein. Ein Hinweis erfüllt die Informationspflicht, er ersetzt keine Einwilligung. Für interne Nutzung auf Basis berechtigten Interesses genügt er meist; für eine externe Veröffentlichung brauchst du eine echte, dokumentierte Zustimmung.
Dürfen Mitarbeitende auf der Feier selbst fotografieren?
Für rein private Zwecke fällt das unter die Haushaltsausnahme der DSGVO. Sobald die Bilder aber im Firmen-Chat, auf einem Firmenaccount oder in einer geteilten Galerie landen, ist es keine private Nutzung mehr – und dann gelten dieselben Regeln wie für euch als Veranstalter.
Was, wenn jemand nachträglich sein Foto zurückzieht?
Eine Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Dann nehmt ihr das Bild aus allen Kanälen, in denen es veröffentlicht wurde. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die frühere Nutzung wird dadurch nicht rückwirkend rechtswidrig.
Gilt das auch für ein kleines Team von zehn Leuten?
Ja. Die DSGVO kennt keine Untergrenze bei der Mitarbeiterzahl. Der Aufwand ist bei zehn Personen nur deutlich geringer – da kannst du tatsächlich jede:n einzeln fragen.
Kurz zusammengefasst
Informieren vor der Feier, Zweck eng fassen, Opt-out ohne Erklärung ermöglichen, intern und extern klar trennen und danach eine Löschfrist einhalten. Das deckt den Großteil dessen ab, was in der Praxis schiefgeht. Für alles Weitere – und für jede Veröffentlichung mit größerer Reichweite – fragt eure Datenschutzbeauftragten.
Wie eine Feier aussieht, bei der die Fotos nebenbei und freiwillig entstehen, zeigen wir auf unserer Seite für Firmenevents. Wie du den Rest des Abends planst, steht in unserem Leitfaden zum Weihnachtsfeier planen.